Effizienzsteigerung durch automatische Belegerfassung
In der Finanzabteilung eines Unternehmens nimmt die Verarbeitung von Belegen traditionell viel Zeit in Anspruch. Mit der Einführung von künstlicher Intelligenz (KI) können Unternehmen diese Prozesse automatisieren und erheblich an Effizienz gewinnen. Die automatisierte Belegextraktion mittels KI reduziert den manuellen Aufwand und minimiert menschliche Fehler. Um den optimalen Nutzen aus solch einer Technologie zu ziehen, müssen jedoch einige typische Fehler vermieden werden.
Typische Fehler bei der automatisierten Belegextraktion
Unzureichende Datenqualität
Ein häufiges Problem bei der automatisierten Belegerfassung ist die Beschaffenheit der Eingangsdaten. Oft sind Rechnungen und Belege von unterschiedlicher Qualität, was die Genauigkeit der Extraktion beeinträchtigen kann. Verblasste Tinte, handschriftliche Notizen oder ungescannte Faxe stellen Hindernisse dar. Um dieses Problem zu beheben, sollten Unternehmen darauf achten, hochauflösende, gut lesbare digitale Kopien zu erhalten. Investitionen in moderne Scannertechnologien oder die Implementierung von Standards für eingehende Rechnungen können hier Abhilfe schaffen.
Fehlende Integration mit bestehenden Systemen
Ein weiterer Stolperstein ist die unzureichende Integration der KI-Lösung mit bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystemen. Oft wird die Software isoliert eingesetzt, was zu einem Medienbruch führt, der die Effizienzgewinne schmälert. Um dies zu vermeiden, ist es entscheidend, dass die automatisierte Belegerfassung nahtlos in die bestehende Systemlandschaft eingebunden wird. Unternehmen sollten daher im Vorfeld sicherstellen, dass die KI-Anwendung Schnittstellen zu den verwendeten Systemen bietet und gegebenenfalls in die IT-Infrastruktur investiert werden muss.
Unzureichendes Training der KI-Modelle
Selbst die fortschrittlichsten KI-Systeme sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie trainiert werden. Oftmals wird der Trainingsteil vernachlässigt oder standardisierte Modelle verwendet, die nicht auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Die Korrektur besteht darin, sicherzustellen, dass die KI mit vielfältigen und repräsentativen Daten trainiert wird, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dies kann durch kontinuierliches Hinzufügen neuer, korrekt identifizierter Belege zum Trainingsdatensatz geschehen.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Bedarfsermittlung
In den ersten drei Tagen sollte das Unternehmen ihre derzeitigen Belegprozesse analysieren und identifizieren, welche Bereiche von der Automatisierung profitieren könnten und welche spezifischen Herausforderungen bestehen, beispielsweise im Hinblick auf Datenqualität und Systemintegration.
Anbieterauswahl
Innerhalb einer Woche sollten verschiedene Anbieter von KI-Lösungen evaluiert werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die angebotene Software sowohl in die vorhandenen Systeme integrierbar ist als auch den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
Pilotphase starten
Ab dem zehnten Tag könnte eine kleine Anzahl von Belegen durch die gewählte KI-Lösung verarbeitet werden, um die Leistungsfähigkeit und Fehlerquote in der Praxis zu testen. Diese Pilotphase sollte etwa eine Woche dauern und spezifische Metriken wie Genauigkeit, Verarbeitungsgeschwindigkeit und Fehlerrate berücksichtigen.
Modellanpassung und Schulung
Am Ende der ersten drei Wochen sollte der Fokus darauf liegen, die Software anzupassen und das KI-Modell auf Basis der gesammelten Daten und Erfahrungen zu verfeinern. Auch das Team sollte parallel in der Nutzung der Software geschult werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Vollständige Implementierung
Nach Abschluss dieser vorbereitenden Schritte kann ab dem 30. Tag die vollständige Implementierung der automatisierten Belegerfassung erfolgen, um fortan langfristige Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu erzielen. Regelmässige Überprüfungen sind jedoch weiterhin erforderlich, um kontinuierlich Optimierungspotenzial zu erkennen und auszuschöpfen.
Durch die akkurate Anwendung und konsequente Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen den Belegprozess in kürzester Zeit modernisieren und einen spürbaren Mehrwert erzielen.
