Überblick — KI im Unternehmen — Finanzen & Controlling — Praxisleitfaden.
Belege automatisch extrahieren: Effizienzsteigerung im Finanzbereich
Die Automatisierung der Belegextraktion mittels Künstlicher Intelligenz (KI) kann den Finanzabteilungen von KMU erhebliche Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen bringen. Dieser Prozess minimiert den manuellen Aufwand und reduziert die Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung. Dennoch gibt es bei der Implementierung gewisse Stolpersteine, die es zu beachten gilt.
Typische Fehler und deren Korrektur
Unzureichende Qualität der Dokumente: Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von schlecht lesbaren Dokumenten für die Verarbeitung durch KI-Systeme. Unscharfe Scans oder schlecht kontrastierte Kopien stellen für viele Algorithmen ein erhebliches Hindernis dar. Die Korrektur erfordert die Implementierung eines klaren Standards für die Dokumentenqualität. Investieren Sie in leistungsfähige Scanner und etablieren Sie Prozesse, die die Dokumente vor dem Einscannen optimieren, beispielsweise durch Zuschneiden oder Verbesserung des Kontrasts.
Fehlende Datenvalidierung: Auch wenn die KI Daten extrahiert, erfolgt nicht immer eine Validierung dieser Daten gegen bestehende Informationen. Ohne Validierung können fehlerhafte Daten in das System geraten und langfristig zu Diskrepanzen führen. Implementieren Sie eine Sekundärprüfung der extrahierten Daten. Integrieren Sie beispielsweise Regelwerke, die auffällige Diskrepanzen automatisch hervorheben und eine manuelle Überprüfung erforderlich machen.
Unzureichende Schulung des Personals: Eine unzureichende Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit KI-gestützter Belegextraktion kann zu Missverständnissen und falscher Handhabung führen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend in der Nutzung der neuen Technologien und stellen Sie sicher, dass sie die Prozesse zur Fehlerbehebung im System kennen. Regelmässige Auffrischungskurse können helfen, das Wissen auf dem aktuellen Stand zu halten.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Analyse und Auswahl der Technologie: Beginnen Sie mit einer Bedarfsanalyse. Welche Belege sind am häufigsten in Ihrem Unternehmen zu verarbeiten? Anhand dieser Analyse wählen Sie eine geeignete KI-Lösung aus. Informieren Sie sich umfassend über die im Markt verfügbaren Optionen und selektieren Sie die Software, die am besten zu Ihren Unternehmensprozessen passt.
Testlauf und Dokumentationserstellung: Führen Sie innerhalb der ersten zwei Wochen einen Testlauf durch. Wählen Sie eine kleine Anzahl von Belegen für die Verarbeitung aus und beobachten Sie die Genauigkeit der Datenextraktion. Dokumentieren Sie alle Schritte im Detail, einschliesslich der aufgetretenen Fehler und deren Ursachen.
Feedback und Optimierung: Nach dem Testlauf sammeln Sie Feedback von den involvierten Mitarbeitenden und nehmen notwendige Anpassungen vor. Passen Sie Ihre Prozesse basierend auf den gesammelten Daten und Rückmeldungen an, um die Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
Schulung und Einführung im grösseren Rahmen: Nachdem die anfänglichen Herausforderungen bewältigt wurden, setzen Sie umfassende Schulungsmassnahmen um und rollen die Technologie unternehmensweit aus. Begleiten Sie diese Phase eng mit zusätzlichen Supportleistungen.
Durch die sorgfältige Implementierung und ständige Optimierung der automatisierten Belegextraktion wird Ihre Finanzabteilung bedeutend schneller und fehlerfreier arbeiten können. Nutzen Sie den Vorteil der KI und schaffen Sie Freiräume für wertschöpfendere Tätigkeiten.