Schritt für Schritt – kompakt erläutert.
BPMN-Bots und Prozesse optimal nutzen: Messgrössen und Auditbarkeit
Unternehmen müssen die Kontrolle über ihre automatisierten Prozesse behalten, um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten. Messgrössen und Auditbarkeit spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie erlauben eine objektive Bewertung der Prozessleistungen und bieten eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen.
Verständnis der richtigen Messgrössen
Messgrössen, auch Leistungsindikatoren genannt, sind unerlässlich für die Überwachung von BPMN-Prozessen. Im KMU-Alltag sind Prozessdurchlaufzeiten und Fehlerquoten besonders relevant. Ein häufig gemachter Fehler besteht darin, zu viele Messgrössen zu erheben, ohne die Relevanz zu hinterfragen. Korrigieren Sie diesen, indem Sie sich auf jene Messgrössen konzentrieren, die direkt mit Ihren Unternehmenszielen verknüpft sind.
Auditierbarkeit sicherstellen
Auditierbarkeit bedeutet, dass Entscheidungen und Abläufe in einem Prozess nachvollziehbar sind. Dies ist entscheidend für die Qualitätskontrolle und Compliance-Anforderungen. Vermeiden Sie den Fehler, Prozesse zu komplex zu gestalten, was die Nachvollziehbarkeit erschwert. Vereinfachen Sie Prozesse durch klare Dokumentation und strukturierte Prozessabläufe.
Integration von BPMN-Bots
BPMN-Bots können die Effizienz steigern, indem sie Routineaufgaben automatisieren. Doch allein die Einführung von Bots verbessert nicht die Prozessüberwachung. Ein typischer Fehler ist es, Bots einzusetzen, ohne die Prozesse an die neuen Möglichkeiten anzupassen. Überarbeiten Sie bestehende Abläufe, um das volle Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen und die Einhaltung von Auditierungsstandards sicherzustellen.
Kontinuierliche Prozessverbesserung
Kontinuierliche Verbesserung sollte das Ziel jedes Unternehmens sein. Messen Sie regelmässig die Ergebnisse Ihrer BPMN-Prozesse und justieren Sie bei Bedarf nach. Der oft gesehene Fehler ist, sich nur auf Kennzahlen zu verlassen, ohne qualitative Aspekte zu berücksichtigen. Ergänzen Sie quantitative Messgrössen mit Kundenfeedback und Prozessreviews, um ein umfassenderes Bild zu erhalten.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Woche 1: Identifizieren Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Messgrössen. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Prioritäten zu setzen.
Woche 2: Überprüfen Sie die Auditierbarkeit Ihrer bestehenden Prozesse. Dokumentieren Sie die aktuellen Abläufe und identifizieren Sie Schwachstellen.
Woche 3: Setzen Sie BPMN-Bots gezielt ein, um identifizierte Schwachstellen zu adressieren. Überarbeiten Sie die Prozesse, wo nötig, um die Bot-Nutzung optimal zu integrieren.
Woche 4: Führen Sie eine umfassende Auswertung durch. Vergleichen Sie die aktuellen Prozessdaten mit Ihren Zielen. Sammeln Sie Feedback von den beteiligten Mitarbeitern und leiten Sie Verbesserungsmassnahmen ein.
Effiziente Messgrössen und lückenlose Auditierbarkeit sind untrennbar mit dem Erfolg von automatisierten Prozessen verbunden. Indem Sie die Kontrolle über Ihre BPMN-Prozesse behalten, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bestens aufgestellt ist.