Schritt für Schritt – kompakt erläutert.
Modellgetriebene Automatisierung: Effizienzsteigerung für KMU
Modellgetriebene Automatisierung ermöglicht es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bietet sie Potenzial zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Dies gelingt durch die Nutzung von BPMN-Bots und klar strukturierten Prozessmodellen.
Verständnis der modellgetriebenen Automatisierung
Der Ansatz der modellgetriebenen Automatisierung basiert auf der Idee, Geschäftsprozesse zunächst in einer allgemein verständlichen Sprache wie der Business Process Model and Notation (BPMN) darzustellen, um sie anschliessend automatisieren zu können. Dabei dienen die erstellten Modelle nicht nur der Visualisierung, sondern sind direkt umsetzbar. Für KMU bedeutet dies, dass Abläufe von der Bestellung bis zur Auslieferung digital abgebildet werden können, wodurch sich manuelle Eingriffe reduzieren lassen.
Integration von BPMN-Bots in den KMU-Alltag
BPMN-Bots übernehmen regelbasierte Aufgaben, die vorher manuell durchgeführt wurden. Sie helfen dabei, einheitliche Prozessschritte durchzuführen, was die Konsistenz und Qualität von Dienstleistungen erhöht. Praktisch könnte dies etwa bei der Lohnabrechnung Anwendung finden, indem ein BPMN-Bot standardisierte Berechnungen übernimmt. Auch der Kundenservice kann durch automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen entlastet werden.
Typische Fehler und ihre Korrektur
Ein häufiger Fehler ist das Übersehen von Ausnahmen im Prozess. Unternehmen neigen dazu, Prozesse zu sehr zu vereinfachen, was in der Praxis zu Störungen führt. Eine genaue Analyse aller Prozessvarianten und die Einbeziehung von Ausnahmefällen in das Modell hilft, dies zu vermeiden.
Ein weiterer Fehler besteht in der unzureichenden Schulung der Mitarbeitenden. BPMN-Modelle nützen wenig, wenn das Personal nicht weiss, wie sie damit arbeiten sollen. Durch gezielte Schulungen und Workshops kann dieser Stolperstein umgangen werden.
Zu guter Letzt unterschätzen viele KMU den Implementierungsaufwand. Eine zu hastige Einführungsphase überfordert das Team und führt zu Frustration. Eine realistische Planung ist daher entscheidend.
Vorteile der modellgetriebenen Automatisierung
Die Verwendung von BPMN-Bots in der modellgetriebenen Automatisierung ermöglicht eine Reduktion von Fehlern und eine schnelle Anpassung von Prozessen bei sich ändernden Bedingungen. Gleichermassen wird die Dokumentation von Geschäftsprozessen erleichtert, was nicht nur die Transparenz erhöht, sondern auch die Grundlage für Verbesserungsmassnahmen legt. Die auf diese Weise erreichte Effizienzsteigerung trägt zur Wettbewerbsfähigkeit von KMU bei.
14-Tage-Handlungsanleitung zur Einführung
Tag 1-2: Erfassen Sie die zu automatisierenden Prozesse in Ihrem Unternehmen und priorisieren Sie diese nach ihrem Automatisierungspotenzial.
Tag 3-5: Erstellen Sie BPMN-Modelle für die identifizierten Prozesse. Ziehen Sie bei Bedarf externe Experten hinzu.
Tag 6-8: Überprüfen Sie die Modelle auf mögliche Ausnahmen und Schwachstellen. Simulieren Sie den Prozessablauf.
Tag 9-11: Implementieren Sie erste BPMN-Bots in einer Testumgebung, um deren Funktionalität zu überprüfen.
Tag 12-14: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Automatisierungstechnik und führen Sie Feedbackgespräche zur Optimierung der Modelle.
Durch strukturierte Planung und gezielte Umsetzung der modellgetriebenen Automatisierung können KMU schnell von den Vorteilen dieser Technologie profitieren.