Effiziente Übergabe steigert Projekterfolg — Schritt für Schritt
Eine effiziente Übergabe der IT-Business-Analyse an die Umsetzung ist entscheidend für den Erfolg von IT-Projekten. Die Kernaussage dieses Artikels ist, dass eine strukturierte und kommunikativ klare Übergabe den Grundstein für eine reibungslose Projektfortführung legt.
Typische Fehler bei der Übergabe
Ein häufiger Fehler liegt in der unzureichenden Dokumentation der Analyseergebnisse. Werden Anforderungen, Prozessbeschreibungen und systemtechnische Überlegungen nicht detailliert und nachvollziehbar dokumentiert, so führt dies schnell zu Missverständnissen in der Umsetzung. Die Korrektur besteht darin, dass alle Erhebungen, Spezifikationen und relevante Kontextinformationen in einem umfassenden Dokumentationspaket zusammengefasst und strukturiert sowie in einem leicht zugänglichen System abgelegt werden sollten.
Ein weiterer Fehler zeigt sich in der lückenhaften Kommunikation mit den involvierten Entwicklungs- und Umsetzungsteams. Oft werden Übergabemeetings vernachlässigt oder unzureichend vorbereitet, was Verwirrung und Fehler während der Umsetzung begünstigt. Dies lässt sich korrigieren, indem regelmässige, strukturierte Briefings und Rückfrage-Sessions etabliert werden. Freie Kapazitäten für Rückfragen und Unklarheiten während der gesamten Umsetzungsphase sollten eingeplant werden.
Schliesslich wird die Übergabe häufig durch die Abwesenheit einer klar definierten Verantwortungsübergabe erschwert. Fehlt ein klarer Ansprechpartner oder eine eindeutige Rollenverteilung, gerät das Projekt leichter ins Stocken. Abhilfe schafft eine präzise Rollen- und Verantwortlichkeitsmatrix, die frühzeitig kommuniziert und bei jeder Projektphase überprüft sowie angepasst wird, falls notwendig.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Dokumentation vervollständigen: Erstellen Sie innerhalb der nächsten zwei Wochen eine komplette, detailgetreue Dokumentation der gesammelten Analyseergebnisse. Nutzen Sie hierfür sowohl Textformate als auch visuelle Materialien wie Diagramme oder Flowcharts, um die Lesbarkeit und Verständlichkeit zu steigern.
Briefingplan erstellen: Entwickeln Sie parallel einen Plan für regelmässige Übergabemeetings. Führen Sie diese Meetings spätestens 10 Tage nach Beginn dieser Phase ein, wobei alle relevanten Stakeholder einbezogen werden. Achten Sie dabei darauf, dass auch Rückfrage-Sessions eingeplant sind.
Verantwortlichkeiten klären: Setzen Sie in den nächsten 30 Tagen eine klare Strukturierung der Rollen und Verantwortungen durch. Ergänzen Sie das Projektorganigramm durch eine klare Zuordnung und Veröffentlichung dieser Verantwortungen, sodass alle Projektbeteiligten wissen, an wen sie sich bei Schwierigkeiten oder Rückfragen wenden können.
Indem diese Schritte verfolgt werden, kann die IT-Business-Analyse effizient und klar an die Umsetzung übergeben werden, wodurch Verzögerungen und Missverständnisse im weiteren Projektverlauf minimiert werden.