Effiziente Steuerung im Projektmanagement sicherstellen — Überblick

Kernaussage: Erfolgreiches Steering und Reporting in der Projektleitung und im PMO erfordert klar definierte Strukturen und eine präzise Kommunikation, um Projekte im KMU-Umfeld effektiv zu steuern und zu überwachen.

Bedeutung von Steering und Reporting im Projektmanagement

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sind Steering und Reporting entscheidend für den Projekterfolg. Steering ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung, indem es den aktuellen Stand eines Projekts analysiert und Massnahmen zur Erreichung der Projektziele definiert. Reporting sorgt für die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit, indem es relevante Informationen an die Projektbeteiligten kommuniziert. Beide Prozesse müssen nahtlos ineinandergreifen, um Projektrisiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Ein häufig beobachteter Fehler in KMU ist die unklare Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Steering-Kommittee. Ohne eindeutig definierte Rollen kann es zu Überschneidungen und Verantwortungsdiffusion kommen. Die Korrektur hierfür besteht in einer präzisen Beschreibung der Verantwortlichkeiten, die alle Projektbeteiligten verstehen und akzeptieren. Jedes Mitglied des Steering-Kommittees sollte wissen, welche Aufgaben es zu erfüllen hat und wie diese zur Erreichung der Projektziele beitragen.

Effiziente Kommunikation als Erfolgsfaktor

Ein weiteres Problem ist die mangelnde Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten. Fehlende oder unklare Kommunikationswege führen zu Informationsverlust und Missverständnissen. Um dies zu korrigieren, sollten regelmässige Besprechungen angesetzt und klare Kommunikationskanäle etabliert werden. Ein monatliches Treffen des Steering-Kommittees bietet die Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen und kurzfristige Anpassungen vorzunehmen. Berichte sollten klar und prägnant sein, um allen Beteiligten einen schnellen Überblick zu geben.

Nutzung geeigneter Tools und Methoden

Ein dritter typischer Fehler ist der Verzicht auf angemessene Werkzeuge und Methoden für das Reporting. Manuelle Berichte sind oft fehleranfällig und zeitaufwendig. KMU können hier mit digitalen Projektmanagement-Tools Abhilfe schaffen, die automatische Berichte erstellen und die Zusammenarbeit erleichtern. Die Implementierung solcher Tools sollte mit Schulungen begleitet werden, damit alle Nutzer die Vorteile vollständig ausschöpfen können.

14-Tage-Strategie zur Verbesserung von Steering und Reporting

Tag 1-3: Analyse der aktuellen Kommunikationsstruktur und Identifikation von Lücken oder Verbesserungspotenzialen.

Tag 4-6: Festlegung klar definierter Rollen und Verantwortlichkeiten im Steering-Kommittee; Dokumentation für alle Beteiligten.

Tag 7-9: Auswahl und Implementierung eines geeigneten Projektmanagement-Tools; Fokus auf benutzerfreundliche und skalierbare Lösungen.

Tag 10-12: Durchführung einer Schulung für das gesamte Projektteam zur Nutzung des neuen Tools und zur Verbesserung der Kommunikationsstrukturen.

Tag 13-14: Abhalten eines ersten optimierten Steering-Meetings mit dem neuen System und Tools; Feedback einholen und weitere Optimierungen vornehmen.

Die Integration strukturierter Steering-and-Reporting-Prozesse optimiert nicht nur den Informationsfluss, sondern steigert auch die Projektleistung im KMU-Umfeld signifikant.