Effiziente Prozesse durch KI-gestützte Automatisierung — Überblick
Modellgetriebene Automatisierung: Effizienzsteigerung durch exakte Prozessabbildung
In der heutigen Geschäftswelt ist die modellgetriebene Automatisierung ein entscheidendes Mittel, um Prozesse effizient zu gestalten und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Mit der Anwendung von BPMN (Business Process Model and Notation) können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse visuell darstellen und durch Integrationen wie den KI BPMN-Bot Plus direkt automatisieren. Das Hauptziel besteht darin, Prozessabläufe präzise abzubilden und diese Modelle als Basis für die Automatisierung zu nutzen.
Typische Fehler bei der Implementierung
Unzureichende Prozessanalyse: Einer der häufigsten Fehler bei der Einführung modellgetriebener Automatisierung ist eine unzureichende oder fehlerhafte Prozessanalyse. Viele Unternehmen beginnen mit der Automatisierung, bevor ihre Prozesse vollständig verstanden und optimiert sind. Dies führt häufig zu ineffizienten Automatisierungen, die hohe Kosten verursachen und nicht den gewünschten Nutzen bringen.
Korrektur: Bevor Automatisierungslösungen implementiert werden, sollten Unternehmen eine gründliche Prozessanalyse durchführen. Es ist wichtig, jeden Prozessschritt zu verstehen und zu optimieren, bevor er automatisiert wird. Methoden wie Workshops mit Prozessbeteiligten und die Nutzung von Prozess-Mapping-Software können hierbei helfen.
Unvollständige Modellierung: Ein weiterer Fehler ist die unvollständige oder inkonsistente Modellierung der Prozesse. Oftmals werden wichtige Prozessschritte oder Entscheidungswege nicht ausreichend in den BPMN-Diagrammen festgehalten, was zu Lücken in der Automatisierung führt.
Korrektur: Sorgfältige und detaillierte Modellierung ist entscheidend. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle relevanten Informationen, wie Entscheidungen, Ausnahmefälle und Interaktionen, im BPMN-Modell erfasst werden. Der Einsatz von Modellierungsrichtlinien und Standards kann dazu beitragen, dass die Modelle einheitlich und vollständig sind.
Unklare Verantwortlichkeiten in der Automatisierung
Ein weiterer häufiger Fehler ist die Unklarheit über die Verantwortlichkeiten bei der Automatisierung. Wenn nicht klar definiert ist, wer für welchen Teil des automatisierten Prozesses verantwortlich ist, kann dies zu Verzögerungen und ineffizienten Abläufen führen.
Korrektur: Unternehmen sollten klare Verantwortlichkeiten für jeden Teil des Prozesses definieren und kommunizieren. Dies kann durch das Erstellen eines Verantwortlichkeitsmatrizes (RASCI) erreicht werden, die genau festlegt, wer in welchem Umfang für Aufgaben zuständig ist.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
In den nächsten Wochen sollten Unternehmen gezielt an der Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse arbeiten. Dabei können folgende Schritte hilfreich sein:
Prozessanalyse durchführen: Analysieren Sie bestehende Prozesse detailliert. Nutzen Sie Workshops, um Wissen und Perspektiven von Mitarbeitenden in den Analyseprozess einzubeziehen.
Prozessmodellierung optimieren: Überarbeiten Sie bestehende BPMN-Modelle und stellen Sie sicher, dass sie vollständig und korrekt sind. Achten Sie darauf, Entscheidungspunkte und Interaktionen präzise zu erfassen.
Verantwortlichkeiten klären: Erstellen Sie eine Verantwortlichkeitsmatrix, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder ihre Rolle verstehen und effizient handeln können.
Pilotprojekt starten: Beginnen Sie mit der Automatisierung eines ausgewählten, weniger komplexen Prozesses als Pilotprojekt, um Erfahrungen zu sammeln und den Ansatz zu testen.
Fortlaufende Überprüfung und Anpassung: Führen Sie regelmässig Überprüfungen der automatisierten Prozesse durch, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und anzupassen.
Durch eine sorgfältige Vorbereitung und Umsetzung der modellgetriebenen Automatisierung können Unternehmen ihre Effizienz deutlich steigern und Wettbewerbsvorteile erzielen.