Effiziente Ist-/Soll-Analyse als Erfolgsgrundlage — Business Analyse

Die Ist-/Soll-Analyse ist ein zentrales Instrument in der Business Analyse, das Unternehmen dabei unterstützt, den aktuellen Zustand mit einem angestrebten Zielzustand zu vergleichen. Eine effiziente Durchführung dieser Analyse kann entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beitragen. Doch häufig führen typische Fehler in der Durchführung zu ungenauen Ergebnissen und fehlgeleiteten Entscheidungen.

Kernaussage: Präzision und Struktur als Erfolgsschlüssel

Eine präzise und strukturierte Ist-/Soll-Analyse erlaubt es Unternehmen, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Massnahmen zu ergreifen, um die Effizienz und Wirksamkeit ihrer Geschäftspraktiken zu optimieren.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass die Ist- und Soll-Zustände nicht klar definiert werden. Oftmals fehlt es an klaren Kriterien, was dazu führt, dass die Analyse auf subjektiven Eindrücken statt auf harten Fakten basiert. Um dies zu korrigieren, ist es wichtig, messbare Kriterien festzulegen. Bei der Definition des Ist-Zustands sollten alle relevanten Daten systematisch erfasst werden. Für den Soll-Zustand empfiehlt es sich, klare, realistische und messbare Ziele zu definieren.

Ein weiterer typischer Fehler ist die Vernachlässigung der Einbindung relevanter Stakeholder. Häufig wird die Analyse lediglich aus der Sicht des Managements durchgeführt, ohne die Perspektive derjenigen einzubeziehen, die direkt in die operativen Prozesse involviert sind. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte die Analyse partizipativ gestaltet werden. Es ist ratsam, Fachteams und Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen, um ein umfassendes Verständnis der aktuellen Gegebenheiten zu erlangen und realistische Soll-Zustände zu definieren.

Schliesslich wird oft die Nachverfolgung und Bewertung der durchgeführten Massnahmen vernachlässigt. Ohne Monitoring bleibt unklar, ob die Anpassungen den gewünschten Effekt haben. Um dies zu korrigieren, ist es notwendig, ein System zur Erfolgskontrolle zu etablieren. Dies kann durch das Festlegen von KPIs und regelmässigen Reviews geschehen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Woche 1-2: Präzise Definition

Nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Datenermittlung, um den Ist-Zustand mit exakten, messbaren Daten zu erfassen. Nutzen Sie vorhandene Reports und führen Sie Interviews mit Mitarbeitern.

Definieren Sie gemeinsam mit dem Team den Soll-Zustand. Beachten Sie dabei, reale Kapazitäten und Marktbedingungen.

Woche 2-3: Stakeholder-Einbindung

Organisieren Sie Workshops oder Meetings mit Schlüsselpersonen aus verschiedenen Unternehmensbereichen, um Sichtweisen zu diskutieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte einbezogen werden.

Dokumentieren Sie die Diskussionen sorgfältig, um eine fundierte Basis für die Analyse zu schaffen.

Woche 4: Überprüfung und Monitoring

Erstellen Sie einen detaillierten Plan zur Umsetzung der erforderlichen Anpassungen und legen Sie klare, messbare KPIs fest.

Implementieren Sie ein Überwachungssystem, um den Fortschritt regelmässig zu überprüfen. Treffen Sie sich nach der ersten Woche der Implementierung zu einem Review-Meeting, um erste Ergebnisse zu analysieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Durch das systematische Vorgehen und die Auseinandersetzung mit möglichen Fehlerquellen wird die Ist-/Soll-Analyse zu einem mächtigen Werkzeug, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Geschäftsprozesse nachhaltig zu verbessern.