So gelingt es in Projekten — verständlich erklärt — Schritt-für-Schritt-Anleitung.
In der klassischen Prozessautomatisierung bieten BPMN-Bots die Möglichkeit, repetitive Geschäftsprozesse effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Ihre Implementierung kann jedoch durch typische Fehler erschwert werden, die mit dem richtigen Vorgehen vermeidbar sind. Zu Beginn sei klargestellt: Ein solider Automatisierungsansatz beginnt immer mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Prozesse.
Häufige Fehler und deren Korrektur
Ein schwerwiegender Fehler in der Prozessautomatisierung ist der Mangel an klar definierter Prozessdokumentation. Ohne eine detaillierte Darstellung dessen, was automatisiert werden soll, läuft man Gefahr, unnötige oder fehlerhafte Abläufe zu digitalisieren. Die Korrektur liegt in der umfassenden Analyse und Modellierung der Prozesse mittels BPMN (Business Process Model and Notation) vor der Implementierung eines Bots. Eine klare Visualisierung gewährleistet, dass der Prozess für alle Beteiligten verständlich und transparent ist.
Ein weiterer typischer Fehler besteht darin, die Bot-Funktionalitäten zu überschätzen. Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass Bots nahtlos alles automatisieren können. Dies führt oft zu enttäuschenden Ergebnissen und Frustration. Die Lösung besteht in der engen Abstimmung zwischen Prozessverantwortlichen und IT-Experten, um die technischen Möglichkeiten und Grenzen sorgfältig abzuwägen und gezielt einzusetzen.
Ein dritter Fehler ist, nicht auf Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit zu achten. Oft wird ein Prozess in der eingesetzten Bot-Lösung entwickelt, der kaum Anpassungen oder Erweiterungen unterstützt. Prozesse sind jedoch dynamisch und können sich ändern. Eine skalierbare Architektur und regelmässige Prozessüberprüfungen helfen, den Bot an aktuelle Bedürfnisse anzupassen.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
In den nächsten 14 bis 30 Tagen sollten Unternehmen systematisch vorgehen, um die Implementierung eines BPMN-Bots erfolgreich zu gestalten:
Prozessdokumentation und Modellierung (0–7 Tage): Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der zu automatisierenden Prozesse. Nutzen Sie BPMN zur Modellierung und Dokumentation. Stellen Sie sicher, dass alle Abläufe klar verständlich sind.
Machbarkeitsanalyse und Zieldefinition (8–14 Tage): Überprüfen Sie die Machbarkeit der Automatisierung der einzelnen Prozesse. Setzen Sie realistische Ziele und identifizieren Sie die Prozesse, die den grössten Mehrwert durch Automatisierung bieten.
Pilotphase und Anpassungen (15–21 Tage): Implementieren Sie einen Bot in einer Pilotphase für einen oder zwei Prozesse. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern und analysieren Sie die ersten Ergebnisse. Nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.
Rollout-Strategie und Schulung (22–30 Tage): Entwickeln Sie eine Strategie zur schrittweisen Einführung zusätzlicher Bots und Prozesse. Schulen Sie die Mitarbeitenden umfassend im Umgang mit den neuen automatisierten Prozessen.
Durch eine klare Strukturierung der Einführung eines BPMN-Bots lassen sich Fehler vermeiden und die Effizienz der Prozessautomatisierung erheblich steigern. Diese Planung gewährleistet, dass der Nutzen der Investition maximiert wird und Prozesse zukunftssicher automatisiert werden.