Schritt für Schritt – kompakt erläutert.
Technische Übergaben und Wartung effektiv regeln
In der Zusammenarbeit mit Agenturen ist es für KMU entscheidend, dass technische Übergaben klar definiert und die laufende Wartung dauerhaft sichergestellt werden. Dies gewährleistet nicht nur eine reibungslose Projektumsetzung, sondern auch die langfristige Funktion und Aktualität der Systeme und Anwendungen.
Klare technische Übergaben vereinbaren
Ein häufiger Fehler bei technischen Übergaben ist das Fehlen klarer Absprachen über den Umfang und den Zustand der zu übergebenden Aufgaben. Dies kann dazu führen, dass unerwartete Probleme auftreten, sobald die Verantwortung wechselt. Eine Lösung besteht darin, genaue Checklisten und Protokolle zu erstellen, welche alle relevanten technischen Details enthalten. Diese umfassen etwa installierte Softwareversionen, bestehende Nutzerdaten und dokumentierte Schnittstellen. Durch regelmässige Treffen zum Abgleich wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.
Verantwortung für Wartung klar definieren
Oft wird versäumt, klare Verantwortlichkeiten für die regelmässige Wartung festzulegen. Dies kann dazu führen, dass Wartungsaufgaben vernachlässigt werden, was langfristig hohe Kosten verursacht. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten sowohl die Agentur als auch das KMU-feste Ansprechpersonen benennen, welche für die Wartung zuständig sind. Diese Personen sollten regelmässig geschult und informiert werden, damit sie auf dem neuesten Stand bleiben und effizient auf technische Änderungen reagieren können.
Umgang mit unerwarteten Problemen planen
Ein weiterer häufiger Fehler ist das fehlende Notfallmanagement. Unerwartete technische Probleme können jederzeit auftreten und es braucht klare Prozesse, um darauf schnell reagieren zu können. Ein sogenannter Escalation Plan, also ein Plan, der die Eskalationsstufen und die entsprechenden Kontaktpersonen festlegt, kann hier Abhilfe schaffen. Dieser sollte zusammen mit der Agentur erarbeitet und regelmässig aktualisiert werden, um auch in aussergewöhnlichen Situationen handlungsfähig zu bleiben.
Daten- und Zugriffsmanagement
Daten sollten stets konform mit den aktuellen datenschutzrechtlichen Vorgaben verwaltet werden. Dadurch wird das Risiko von Datenverlust und unbefugtem Zugriff minimiert. Typischerweise resultiert der Fehler, dass Zugriffsberechtigungen nicht klar definiert oder regelmässig überprüft werden. Eine gute Praxis ist es, Zugriffsrechte zentral zu verwalten und regelmässige Audits durchzuführen. Dies sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf kritische Systeme und Daten haben.
14–30 Tage Handlungsanleitung
Woche 1-2: Erstellen Sie gemeinsam mit der Agentur eine umfassende Checkliste der technischen Übergaben. Organisieren Sie ein Meeting, um alle Punkte zu besprechen und zu klären.
Woche 2-3: Ernennen Sie feste Ansprechpersonen für die Wartung sowohl innerhalb Ihres KMU als auch in der Agentur. Erarbeiten Sie gemeinsam einen Wartungsplan und planen Sie regelmässige Schulungen ein.
Woche 3: Entwickeln Sie zusammen mit der Agentur einen Escalation Plan. Identifizieren Sie die verschiedenen Eskalationsstufen und benennen Sie die entsprechenden Kontaktpersonen.
Woche 4: Überprüfen Sie das aktuelle Zugriffsmanagement und führen Sie bei Bedarf Änderungen durch. Planen Sie regelmässige Zugriffs-Audits und dokumentieren Sie alle Änderungen.
Mit diesem klar strukturierten Ansatz ist Ihr KMU nicht nur auf die aktuelle Projektdurchführung vorbereitet, sondern auch für langfristige Herausforderungen bestens gewappnet.
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