Effektive Rollout-Strategien für KMUs in der DACH-Region — Überblick

Für einen erfolgreichen Rollout eines neuen Systems in der DACH-Region müssen KMU den Prozess der Vorbereitung und den Cutover präzise planen und umsetzen. Nur so lassen sich wirtschaftliche Verluste minimieren und die Effizienz steigern.

Erfolgreiche Vorbereitung im KMU-Kontext

In der Vorbereitungsphase ist eine detaillierte Bestandsaufnahme von zentraler Bedeutung. Unternehmen sollten alle betroffenen Bereiche identifizieren. Dazu gehören nicht nur die technischen Systeme, sondern auch die involvierten Mitarbeitenden. Eine frühzeitige Kommunikation über die anstehenden Veränderungen fördert die Akzeptanz und reduziert Widerstände. Beispielsweise hat ein mittelständisches Industrieunternehmen in Österreich erfolgreich seinen ERP-Rollout vorbereitet, indem es Workshops mit allen Abteilungen durchgeführt hat.

Sorgfältige Planung des Cutover

Der Übergang vom alten zum neuen System, der sogenannte Cutover, erfordert präzise Planung. Die Festlegung eines realistischen Zeitfensters für den Wechsel und Testläufe zur Simulation des Szenarios sind essenziell. Ein typischer Fehler ist die Unterschätzung der notwendigen Ressourcen für diesen Schritt. Viele KMU neigen dazu, zu wenig Personal für den Verbrauchersupport einzuplanen. Dem kann durch eine vorausschauende Personalplanung und den temporären Ausbau des Supports entgegengewirkt werden.

Pilotphasen und schrittweise Umstellungen

Pilotphasen, in denen das neue System in einem begrenzten Bereich des Unternehmens getestet wird, helfen, Risiken zu minimieren. Grosse Erfolge lassen sich erzielen, indem man zunächst auf nicht-geschäftskritische Prozesse fokussiert. Ein Beispiel aus Deutschland zeigt, dass ein Handelsunternehmen durch Priorisierung nicht-kritischer Pilotphasen seine Kundensysteme reibungslos migrieren konnte, bevor zentrale Verkaufsprozesse umgestellt wurden.

Typische Fehler und deren Behebung

Ein häufiger Fehler bei Rollouts ist die unzureichende Schulung der Nutzenden, was zu Frustration und Widerstand führen kann. Daher sollten KMU umfangreiche Schulungen zeitnah zur Einführung des neuen Systems planen. Ein weiterer typischer Fehler ist der Verzicht auf regelmässige Status-Updates während des Rollouts. Dies kann Unsicherheiten schüren, die durch eine offene Kommunikationskultur mit regelmässigen Updates vermieden werden können.

Konkrete Handlungsanleitung für die letzten 14–30 Tage

Tag 1–5: Prüfung der bestehenden Systeme

Analysieren Sie die aktuellen Systeme und identifizieren Sie potenzielle Schwachstellen.

Tag 6–10: Erstellung eines detaillierten Cutover-Plans

Definieren Sie den exakten Zeitpunkt des Systemwechsels und planen Sie Testläufe.

Tag 11–15: Intensivierung der Schulung

Führen Sie umfassende Schulungen für alle Nutzenden durch. Setzen Sie auf praxisorientierte Übungen.

Tag 16–20: Start des Pilotprojekts

Implementieren Sie das System in einer ausgewählten Abteilung und überwachen Sie den Fortschritt intensiv.

Tag 21–25: Durchführung von Anpassungen

Nutzen Sie das Feedback aus der Pilotphase zur Optimierung der Implementierung.

Tag 26–30: Durchführung des Cutover

Setzen Sie den endgültigen Systemwechsel um und stellen Sie sicher, dass zusätzliche Unterstützung bereitsteht.

Die gezielte Vorbereitung und der durchdachte Cutover sind entscheidend für einen erfolgreichen Systemrollout im DACH-KMU-Bereich. Durch bewährte Strategien lassen sich häufige Fehler vermeiden und ein reibungsloser Übergang sicherstellen.