Qualitätsmanagement — Praxisleitfaden — Grundlagen — Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Im Qualitätsmanagement ist ein pragmatischer Ansatz für regelmässige Checks entscheidend, um die laufende Produktions- oder Dienstleistungsqualität zu sichern und kontinuierlich zu verbessern. Ein effektives QM-System hängt stark von der Regelmässigkeit und der Genauigkeit dieser Überprüfungen ab. Typische Fehler, die bei QM-Checks auftreten, beeinträchtigen nicht nur die Qualität, sondern können auch die Effizienz des gesamten Unternehmens stören.
Fehler bei der Dokumentation
Ein häufiger Fehler ist die unvollständige oder ungenaue Dokumentation der Qualitätsprüfungen. Unzureichend geführte Aufzeichnungen erschweren die Rückverfolgung von Qualitätsproblemen und die Analyse von Schwachstellen. Die Korrektur dieses Fehlers liegt in einem klar definierten Dokumentationsprozess, der die Verantwortlichkeiten für das Führen und Überprüfen von QM-Dokumenten klar festlegt. Zudem sollte die Dokumentation stets aktuell gehalten werden, und es sollte eine regelmässige Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit den QM-Werkzeugen stattfinden.
Unklare Zuständigkeiten
Ein weiterer häufiger Fehler ist das Fehlen klarer Zuständigkeiten bei der Durchführung und Überwachung von QM-Checks. Wenn nicht klar ist, wer für welchen Teil des Qualitätsmanagements verantwortlich ist, könnten wichtige Aufgaben übersehen werden. Die Lösung hierfür ist ein detailliertes Organigramm und eine Prozessbeschreibung, die die Verantwortlichkeiten klar definieren. Es empfiehlt sich, Checklisten zu verwenden, die speziell auf die individuellen Bereiche zugeschnitten sind, um sicherzustellen, dass alle Aspekte abgedeckt werden.
Missachtung von Abweichungen
Oftmals werden bei den QM-Checks Abweichungen von den festgelegten Standards entweder ignoriert oder nur oberflächlich behandelt. Dies kann zu grösseren Qualitätsproblemen führen, wenn die zugrunde liegenden Ursachen nicht eruiert werden. Die Korrektur dieses Fehlers besteht darin, ein Abweichungsmanagement einzuführen, das auf die rasche Identifizierung, Analyse und Korrektur von Abweichungen abzielt. Jede erkannte Abweichung sollte dokumentiert und mit einer Ursachenanalyse versehen werden.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Evaluierung bestehender Prozesse: Führen Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen QM-Prozesse und -Richtlinien durch. Identifizieren Sie dabei Lücken und Verbesserungspotenzial. Dies sollte innerhalb der ersten Woche erfolgen.
Schulung und Verantwortungsübernahme: Organisieren Sie ein Teammeeting, um Zuständigkeiten zu klären. Schulen Sie die Mitarbeitenden in der korrekten Dokumentation und im Umgang mit Abweichungen. Dieser Schritt sollte in der zweiten Woche abgeschlossen sein.
Implementierung von Verbesserungen: Passen Sie die QM-Checklisten und -Prozesse aufgezogene Schwächen an. Implementieren Sie bei Bedarf neue Prozesse, insbesondere im Bereich Abweichungsmanagement, und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die Änderungen kennen und verstehen. Dies sollte bis zum Ende der dritten Woche erfolgen.
Kontinuierliches Monitoring: Beginnen Sie in der vierten Woche mit der Beobachtung der Wirksamkeit der neu implementierten Prozesse. Führen Sie regelmäßige Feedback-Sessions ein, um die fortlaufende Anpassung und Optimierung der QM-Chekcs sicherzustellen.
Durch eine strikte Beachtung dieser pragmatischen Massnahmen können KMUs ihre Qualitätsstandards effektiv sichern und ihre operationelle Effizienz steigern.