Effektive Prozessanalyse für RPA-Erfolg — Automatisierung & RPA

Die Auswahl der richtigen Prozesse für die Robotic Process Automation (RPA) ist entscheidend, um in einem KMU die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. RPA lohnt sich besonders bei repetitiven, regelbasierten Aufgaben mit hohem Volumen. Trotzdem können Fehler bei der Auswahl die Vorteile mindern. Eine präzise Auswahl und Planung sind daher unverzichtbar.

Prozesseigenschaften: Welche eignen sich für RPA?

Prozesse, die sich für RPA eignen, weisen bestimmte Merkmale auf: Sie sind regelbasiert, von hoher Wiederholungsfrequenz und erfordern keine komplexe Entscheidungskompetenz. Ein typisches Beispiel im KMU-Alltag ist die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen. Der Prozess umfasst oft viele Schritte und ist kaum variabel. Weitere Beispiele sind das Ausfüllen von Formularen und die Datenmigration zwischen Systemen.

Analyse und Prozessbewertungen durchführen

Zunächst sollten Unternehmen die bestehenden Prozesse analysieren. Dies geschieht durch die Bewertung der Frequenz, der Stabilität und der Zeitinvestition. Dazu kann ein einfaches Raster verwendet werden: Listen Sie alle potenziellen Prozesse auf, schätzen Sie die Bearbeitungszeit pro Aufgabe und die jährliche Wiederholungsanzahl. Prozesse mit der höchsten Kombination aus Zeitaufwand und Häufigkeit stellen meist die besten Kandidaten für RPA dar.

Häufige Fehler vermeiden

Ein typischer Fehler ist der Versuch, komplexe und unübersichtliche Prozesse zu automatisieren. Solche Prozesse führen häufig zu Programmierfehlern und langwierigen Anpassungen. Ein weiterer Fehler ist das Vernachlässigen der Prozessdokumentation. Ohne gründliche Dokumentation ist die Automatisierung anfällig für Inkonsistenzen. Die Lösung besteht darin, zunächst einfache Prozesse zu priorisieren und für eine gründliche Dokumentation und Prozessanpassung zu sorgen.

Prozesse vor der Automatisierung optimieren

Prozessoptimierung ist oft ein vernachlässigter Schritt. Jeder Prozess sollte vor der Automatisierung untersucht und, falls nötig, optimiert werden. Hierbei geht es darum, unnötige Schritte zu identifizieren und zu entfernen sowie den Ablauf klar zu strukturieren. Bei der Rechnungsbearbeitung können beispielsweise automatische Abgleiche mit Beständen und Abrechnungen vor der Implementierung von RPA eingeführt werden.

Erste Schritte und Zeitrahmen

In den ersten 14 bis 30 Tagen können Unternehmen die Grundlage für eine erfolgreiche RPA-Einführung legen:

Woche 1: Erstellen Sie eine Prozessübersicht und identifizieren Sie potenzielle Prozesse für RPA. Bewerten Sie die Eignung anhand von Aufwands- und Häufigkeitsanalysen.

Woche 2: Wählen Sie die besten Kandidaten aus und sichern Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung. Beginnen Sie mit der detaillierten Dokumentation dieser Prozesse.

Woche 3: Optimieren Sie die ausgewählten Prozesse. Entfernen Sie ineffiziente Schritte und klären Sie Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.

Woche 4: Wählen Sie ein geeignetes RPA-Tool aus, das zu Ihren Anforderungen passt. Planen Sie den Pilotversuch und bereiten Sie die Schulung der Mitarbeitenden vor.

Mit einer gründlichen Analyse, der Vermeidung von Überkomplexität und einer klar dokumentierten Vorbereitung können KMU die Vorteile von RPA effizient nutzen.