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Prozessqualität messen: Ein zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements
Die Messung der Prozessqualität ist ein grundlegender Aspekt im Qualitätsmanagement, der die Effizienz und Effektivität interner Abläufe in Schweizer KMU sicherstellt. Ziel ist es, Optimierungspotentiale zu identifizieren und die Leistung der Prozesse stetig zu steigern. Doch das Messen alleine reicht nicht aus; es ist essenziell, typische Fehler zu erkennen und zu korrigieren, um verlässliche und aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten.
Typische Fehler beim Messen der Prozessqualität
Ein häufig auftretender Fehler ist die ungenügende Definition von Kennzahlen. Oftmals werden zu viele oder ungeeignete Metriken verwendet, anstatt sich auf wenige, aber aussagekräftige Indikatoren zu konzentrieren. Eine klare, präzise Definition der KPI (Key Performance Indicators) ist entscheidend, um relevante und verwertbare Daten zu erhalten. KMU sollten darauf achten, dass die gewählten Metriken direkt mit den Unternehmenszielen verknüpft sind.
Ein weiterer Fehler besteht in der unzureichenden Datenerhebung. Ohne eine strukturierte Erfassung und Dokumentation von Daten lassen sich Prozesse wenig zuverlässig bewerten. Die Verwendung automatisierter Systeme zur Datenaufnahme kann die Konsistenz der Daten verbessern und reduziert die Fehleranfälligkeit menschlicher Eingriffe.
Ein drittes Problem liegt im fehlenden kontinuierlichen Monitoring der Prozesse. Häufig werden Prozesse einmalig bewertet, ohne die erforderliche Regelmässigkeit in der Überwachung sicherzustellen. Ein kontinuierliches Monitoring ermöglicht zeitnahe Anpassungen und unterstützt dabei, auf dynamische Veränderungen im Markt und in der internen Organisation rechtzeitig zu reagieren.
Korrektur der Fehler
Zur Korrektur dieser Fehler ist es ratsam, eine fokussierte Auswahl relevanter Kennzahlen in Zusammenarbeit mit allen Prozessbeteiligten zu formulieren. Diese sollten gut dokumentiert und regelmässig geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie noch den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Die Einführung eines robusten Informationssystems kann die Datenerhebung vereinheitlichen. Es sollten dabei Lösungen priorisiert werden, die Daten in Echtzeit sammeln und verarbeiten können, um ein vollständiges und aktuelles Bild der Prozessleistung zu erhalten.
Schliesslich ist die Implementierung eines regelmässigen Überprüfungsplans für die Prozessüberwachung empfohlen. Dies kann durch monatliche Berichte oder durch den Einsatz eines Dashboards realisiert werden, das die kontinuierliche Prozessüberwachung ermöglicht.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
Tag 1–7: Starten Sie mit der Identifikation der wichtigsten Prozessbereiche und wählen Sie maximal fünf relevante KPIs pro Prozess. Involvieren Sie dazu Prozessverantwortliche, um sicherzustellen, dass die Kennzahlen praxisnah und zielführend sind.
Tag 8–14: Implementieren Sie ein System zur Datenerfassung, falls nicht bereits geschehen. Setzen Sie auf Automatisierung, um die Datenqualität zu erhöhen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Systemen, um Akzeptanz und korrektes Handling zu gewährleisten.
Tag 15–21: Beginnen Sie mit dem ersten Monitoring-Zyklus und erstellen Sie einen Bericht über die bisher gesammelten Daten. Identifizieren Sie erste Massnahmen zur Prozessoptimierung basierend auf den erhobenen Daten.
Tag 22–30: Evaluieren Sie die Effizienz der aktuellen KPI-Auswahl und der Datenerfassungssysteme. Stimmen Sie gegebenenfalls Anpassungen mit den Prozessverantwortlichen ab. Etablieren Sie eine Routine für kontinuierliches Monitoring und schliessen Sie den Zyklus mit einem Review-Meeting ab, um erste Erfolge festzuhalten und weiteres Verbesserungspotential zu identifizieren.
Durch den strukturierten Ansatz bei der Messung und Überwachung der Prozessqualität sichern sich KMU nicht nur eine kontinuierlich hohe Leistung ihrer Prozesse, sondern können auch rasch auf neue Herausforderungen reagieren und somit langfristig wettbewerbsfähig bleiben.
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