Effektive IT-Analyse durch präzisen Soll-Ist-Vergleich — Überblick

Kernaussage: Ein klarer Soll-Ist-Vergleich ist entscheidend für effektive IT-Business-Analysen in KMU und kann durch eine systematisierte Vorgehensweise erreicht werden.

Verständnis des aktuellen Ist-Zustands

Um den Ist-Zustand eines Unternehmens präzise zu verstehen, bedarf es einer detaillierten Analyse aller Geschäftsprozesse und IT-Systeme. In einem KMU könnte das beispielsweise heissen, die Effizienz der bestehenden Softwarelösungen und deren Integration in den täglichen Betrieb zu bewerten. Oft wird der Fehler begangen, auf Annahmen statt auf Fakten zu setzen. Um dies zu vermeiden, sollten alle relevanten Daten und Fakten gesammelt sowie durch Befragungen und Workshops mit den Mitarbeitenden ergänzt werden.

Formulierung des Soll-Zustands

Der Soll-Zustand beschreibt, wie der ideale Endzustand der Unternehmens-IT aussehen sollte. Hierbei werden strategische Unternehmensziele, wie höhere Effizienz oder Kosteneinsparungen, berücksichtigt. Ein häufiger Fehler ist, dass der Soll-Zustand zu visionär oder technologielastig geplant wird. Stattdessen sollte ein praktikabler und konkret umsetzbarer Zielzustand entworfen werden, der auf den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens basiert. In einem KMU kann dies bedeuten, bestehende Systeme wie ERP oder CRM nur moderat zu erweitern, anstatt komplett neu anzuschaffen.

Abgleich von Ist und Soll

Der Vergleich von Ist- und Soll-Zustand deckt Lücken und Optimierungspotenziale auf. Dies geschieht durch eine systematische Gegenüberstellung, die es erlaubt, Schwachstellen in Prozessen oder Technologien zu identifizieren. Ein typischer Fehler ist, Optimierungen ohne Berücksichtigung der Unternehmensressourcen durchzuführen. Um die Effizienz zu steigern, sollten Massnahmen Schritt für Schritt priorisiert und getestet werden. Diese methodische Herangehensweise verhindert teure Fehlentscheidungen.

Einbinden der Mitarbeitenden

Die Mitarbeitenden eines KMU sollten in den Prozess der IT-Analyse aktiv einbezogen werden. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz neuer Lösungen, sondern erhöht auch die Genauigkeit der ermittelten Daten. Ein häufiger Fehler besteht darin, Mitarbeitende nur als passive Informationsträger zu betrachten. Vielmehr sollten sie aktiv in Workshops involviert werden, um ihre Erfahrung und ihr Wissen einzubringen. Erst durch diese proaktive Einbindung wird der Analyseprozess vollständig und zielführend.

14-Tage-Handlungsanleitung zur Präzisierung von Ist- und Soll-Zustand

Tag 1–3: Datensammlung und Analyse

Sammeln Sie alle relevanten Daten über bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse.

Führen Sie erste Mitarbeiterinterviews durch, um IST-Perspektiven zu identifizieren.

Tag 4–5: Workshop mit Schlüsselpersonen

Organisieren Sie einen Workshop mit Schlüsselmännern und -frauen für zusätzliche Einblicke.

Tag 6–8: Definition des Soll-Zustands

Formulieren Sie konkrete Soll-Zustände basierend auf den Unternehmenszielen.

Tag 9–11: Abgleich von Ist und Soll

Führen Sie einen strukturierten Vergleich der Ist- und Soll-Zustände durch.

Identifizieren Sie die wichtigsten Lücken und priorisierten Handlungsfelder.

Tag 12–13: Feedback-Runde

Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse im Team und sammeln Sie Feedback.

Tag 14: Anpassung und Planung

Überarbeiten Sie die geplante Strategie basierend auf dem Feedback und erstellen Sie einen priorisierten Aktionsplan.
Diese strukturierte Vorgehensweise hilft, Präzision in der IT-Business-Analyse zu erreichen und die Weichen für erfolgreiche Optimierungen im KMU zu stellen.