Überblick – Arbeitsplatz und Tools richtig einordnen.
Eine Meeting-Diät mit festen Entscheidungsformaten steigert die Effizienz
Effiziente Besprechungen sind für den Erfolg kleiner und mittlerer Unternehmen entscheidend. Eine Meeting-Diät, unterstützt durch klare Entscheidungsformate, kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und wertvolle Ressourcen zu sparen.
Klare Zielsetzungen
Betriebe treffen häufig auf das Problem, dass Meetings ohne klar definiertes Ziel abgehalten werden. Dies führt zu endlosen Diskussionen ohne konkrete Ergebnisse. Ein Beispiel ist der wöchentliche Team-Check-in, bei dem regelmässig Überstunden anfallen, ohne dass wichtige Entscheidungen getroffen werden. Eine klare Struktur mit festgelegten Entscheidungsformaten, wie beispielsweise die Entscheidung per Konsent (keine Einwände) oder Konsens (alle stimmen zu), sorgt dafür, dass Meetings zielgerichtet ablaufen.
Feste Entscheidungsformate einführen
Entscheidungen im Verlauf eines Meetings effizient zu treffen, erfordert die Einführung fester Formate. Dazu gehört die Strukturierung nach dem "Agree and Support" Verfahren, bei dem Entscheidungen schnell durch eine Mehrheitsabstimmung getroffen werden. Wer sich für dieses Format entscheidet, kann sicherstellen, dass auch weniger gewichtige Entscheidungen zügig gefällt werden und stagnierende Diskussionen vermieden werden. KMUs profitieren von einem einfach durchsetzbaren System, das alle Mitarbeitenden einbindet und schnelle Entscheidungen begünstigt.
Häufige Fehler und ihre Korrektur
Ein typischer Fehler sind zu umfangreiche Teilnehmerlisten für Meetings. Wenn zu viele Personen involviert sind, sinkt die Produktivität und wichtige Stimmen gehen verloren. Die Korrektur: Reduzieren Sie die Teilnehmer auf jene Personen, deren Input tatsächlich benötigt wird. Ein weiteres Problem ist die mangelnde Vorbereitung der Teilnehmenden. Ohne fundierte Kenntnisse der Agenda und relevanter Unterlagen sind keine fundierten Beiträge möglich. Die Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten rechtzeitig die benötigten Informationen erhalten und verwenden Sie eine verbindliche Agenda. Drittens wird oftmals in den falschen Formaten entschieden. Um dies zu optimieren, können KMUs vordefinierte Entscheidungswege für unterschiedliche Entscheidungsarten verwenden, sodass der Ablauf klar und schnell bleibt.
14–30-Tage-Handlungsanleitung
Tag 1–3: Analysieren Sie die bisherige Meeting-Praxis. Identifizieren Sie Potenziale zur Reduktion und Optimierung.
Tag 4–7: Entwickeln Sie klare Entscheidungsformate, die auf Ihre betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Tag 8–10: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Anwendung der neuen Verfahren und Entscheidungsformate.
Tag 11–15: Wenden Sie die Meeting-Diät erstmalig auf ein wöchentliches Planungstreffen an.
Tag 16–20: Evaluieren Sie die umgesetzten Massnahmen und erheben Sie Feedback von den Teilnehmenden.
Tag 21–25: Passen Sie die Prozesse basierend auf den Ergebnissen und dem Feedback an.
Tag 26–30: Implementieren Sie die Meeting-Diät als festen Bestandteil Ihrer Unternehmensroutine und integrieren Sie sie in weitere Besprechungsformate.
Durch die Einführung einer Meeting-Diät mit festen Entscheidungsformaten können KMUs ihre Besprechungen effizienter gestalten, Entscheidungen schneller treffen und so insgesamt die Leistung steigern.
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