BPMN-Bot Plus — Effiziente Prozesse für KMUs — KI BPMN-Bot Plus

Die modellgetriebene Automatisierung ist ein zentraler Baustein für Schweizer KMUs auf dem Weg zur effizienteren Geschäftsprozessgestaltung. Mit der Einführung der BPMN-Bot Plus-Technologie können Unternehmen ihre Prozesse nicht nur visualisieren, sondern auch automatisieren und optimieren. Ein klarer Vorteil ist die Möglichkeit, komplexe Prozesse ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zu automatisieren.

Typische Fehler bei der modellgetriebenen Automatisierung

Unzureichende Prozessdokumentation: Ein häufiger Fehler ist der Start der Automatisierung ohne eine vollständige und genaue Prozessdokumentation. Unklare Prozessschritte oder fehlende Informationen können dazu führen, dass der BPMN-Bot Plus in der Automatisierung steckenbleibt oder unerwartete Ergebnisse liefert.

*Korrektur*: Vor der Implementierung sollten alle Prozesse detailliert dokumentiert werden. Dabei ist es wichtig, alle Abzweigungen und Entscheidungen im Prozess klar zu identifizieren und zu beschreiben. Stakeholder sollten frühzeitig eingebunden werden, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt sind.

Zu komplexe Prozessmodelle: Ein weiterer Fehler ist die Erstellung von zu komplexen oder verschachtelten Prozessmodellen, die die Nachvollziehbarkeit und Wartung der automatisierten Abläufe erschweren.

*Korrektur*: Modelle sollten so einfach wie möglich gehalten werden. Eine klare Trennung zwischen verschiedenen Prozessabschnitten und eine hierarchische Anordnung können helfen, die Übersicht zu bewahren. Es kann hilfreich sein, komplexe Prozesse in kleinere, spezifischere Subprozesse zu unterteilen.

Fehlende Tests und Anpassungen: Oft wird die Bedeutung einer gründlichen Testphase unterschätzt. Ungetestete oder unzureichend getestete Automatisierungen bergen das Risiko von unerwarteten Fehlern und Ineffizienzen.

*Korrektur*: Tests sollten in mehreren Phasen durchgeführt werden. Anfangs kann ein Test mit wenigen ausgewählten Prozessschritten erfolgen, bevor die vollständige Automatisierung in eine simulierte Umgebung übertragen wird. Erst nach erfolgreichen Tests sollte die Automatisierung live gehen. Regelmässige Überprüfungen und Anpassungen sollten eingeplant werden, um auf Veränderungen in den Geschäftsprozessen reagieren zu können.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Tage 1–7: Beginnen Sie damit, eine umfassende Dokumentation aller relevanten Geschäftsprozesse zu erstellen. Organisieren Sie Workshops mit Ihren Mitarbeitern, um alle notwendigen Informationen zu sammeln und die Perspektive aller Beteiligten einzuholen.

Tage 8–14: Entwickeln Sie erste Prozessmodelle mit dem BPMN-Bot Plus. Achten Sie darauf, dass die Modelle möglichst übersichtlich und einfach gestaltet sind. Holen Sie sich ein Feedback von einem kleinen internen Team, um die Modelle zu verfeinern.

Tage 15–21: Implementieren Sie erste Automatisierungen in einer Testumgebung. Führen Sie umfassende Tests durch, um sicherzustellen, dass die Automatisierungen wie gewünscht funktionieren. Nutzen Sie diese Phase, um Fehler zu finden und zu beheben.

Tage 22–30: Analysieren Sie die Testergebnisse und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor. Bereiten Sie sich auf den Rollout der Automatisierungen im Live-Betrieb vor, wobei ein Augenmerk auf die Schulung der betroffenen Mitarbeiter gelegt werden sollte. Planen Sie regelmässige Reviews und Anpassungen langfristig ein.

Durch eine sorgfältige Planung und Implementierung kann die modellgetriebene Automatisierung mittels BPMN-Bot Plus erhebliche Effizienzgewinne für Ihr Unternehmen erzielen.