Automatisierung in Unternehmen durch KI-Copilots — Überblick

Künstliche Intelligenz hat in den vergangenen Jahren bedeutende Fortschritte gemacht, insbesondere in Form von sogenannten Copilots, die Unternehmen bei der Automatisierung von Prozessen unterstützen. Solche Systeme bieten ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung, bergen jedoch auch Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Typische Fehler bei der Implementierung von Copilots

Ein häufiger Fehler bei der Einführung von Copilots ist die unzureichende Analyse der bestehenden Prozesse. Firmen neigen dazu, Automatisierungslösungen übereilt einzuführen, ohne vorher eine detaillierte Bewertung der aktuellen Arbeitsabläufe vorzunehmen. Dies kann dazu führen, dass ineffiziente Prozesse einfach automatisiert werden, was keine echte Verbesserung bringt. Um dies zu vermeiden, sollte eine gründliche Prozessanalyse durchgeführt werden, um zu identifizieren, welche Bereiche tatsächlich von der Automatisierung profitieren können.

Ein weiterer Fehler besteht in der Missachtung der Nutzerbedürfnisse. Oft wird vergessen, die Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess einzubeziehen, was zu einer niedrigen Akzeptanz der neuen Systeme führen kann. Die Automatisierung sollte die Arbeit der Nutzer unterstützen und nicht erschweren. Die Einbeziehung der Endbenutzer in die Entwicklungsphase kann sicherstellen, dass die Automatisierungslösungen auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sind und zu einer höheren Akzeptanz führen.

Schliesslich kann der Mangel an klar definierten Zielen und KPIs problematisch sein. Ohne spezifische Leistungskennzahlen lässt sich der Erfolg der Implementierung nicht objektiv messen. Unternehmen sollten im Vorfeld konkrete Ziele für die Automatisierung festlegen und anhand dieser Kennzahlen fortlaufend den Erfolg der Massnahmen überprüfen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Woche 1–2: Prozessanalyse und Zieldefinition

Führen Sie eine umfassende Analyse Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse durch, um Bereiche zu identifizieren, die von einer Automatisierung besonders profitieren würden.

Definieren Sie eindeutige Ziele und KPIs für die Implementierung der Copilots. Klare Zielvorgaben helfen dabei, den Erfolg der Automatisierung zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Woche 3: Einbeziehung der Nutzer

Organisieren Sie Workshops und Befragungen mit den zukünftigen Nutzern der Systeme, um deren Bedürfnisse und Bedenken zu verstehen.

Entwickeln Sie die Funktionen des Copilots basierend auf dem Feedback der Nutzer, um die Akzeptanz zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Lösung tatsächlich den Arbeitsalltag erleichtert.

Woche 4: Implementierung und Monitoring-Plan

Beginnen Sie mit der stufenweisen Einführung der Copilot-Lösungen in ausgewählten Prozessen.

Erstellen Sie einen Monitoring-Plan, um kontinuierlich den Fortschritt anhand der festgelegten KPIs zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Durch die Beachtung dieser Schritte können Schweizer KMUs die Vorteile von Copilot-Systemen voll ausschöpfen und zugleich häufige Stolpersteine vermeiden. Die sorgfältige Planung und Einbeziehung der Nutzer sichert die erfolgreiche Umsetzung und Akzeptanz der Automatisierungsmassnahmen.