Überblick — Governance & Compliance — Praxisleitfaden — Grundlagen.
Auditvorbereitung: Effiziente Planung vermeidet Fallstricke
Die Vorbereitung auf ein Audit im Bereich Governance & Compliance ist entscheidend, um die Unternehmensstruktur und -prozesse zu überprüfen und Schwachstellen aufzudecken. Eine sorgfältige Planung kann gängige Risiken mindern und den Ablauf reibungsloser gestalten. Zu den häufigsten Fehlern einer unzureichenden Auditvorbereitung gehören das Fehlen einer umfassenden Dokumentation, eine mangelhafte interne Kommunikation und eine unklare Rollenverteilung.
Fehlende Dokumentation
Ein verbreiteter Fehler bei der Auditvorbereitung ist die unvollständige oder veraltete Dokumentation der Unternehmensrichtlinien und -prozesse. Ohne eine aktuelle und umfassende Dokumentation können Prüfungen nicht schlüssig durchgeführt werden, was zu Verzögerungen und Unsicherheiten führt. Dieser Fehler lässt sich korrigieren, indem das Unternehmen regelmässige Überprüfungen und Aktualisierungen der Dokumentation etabliert. Eine zentrale Ablage, die allen relevanten Mitarbeitern zugänglich ist, kann den Überblick erleichtern.
Mangelhafte interne Kommunikation
Ein weiteres Problem kann in der fehlenden Kommunikation zwischen den Abteilungen liegen. Ein Audit erfordert die Zusammenarbeit über verschiedene Organisationseinheiten hinweg. Mitarbeiter sind häufig nicht ausreichend über den Zweck und die Anforderungen des Audits informiert, was zu Missverständnissen führen kann. Die Lösung besteht darin, gezielte Informationsveranstaltungen und Briefings durchzuführen, um alle Beteiligten auf denselben Kenntnisstand zu bringen und eine offene Kommunikation zu fördern.
Unklare Rollenverteilung
Oftmals ist auch die Rollenverteilung nicht eindeutig festgelegt, sodass Verantwortlichkeiten unklar bleiben. Dies kann dazu führen, dass Aufgaben nicht rechtzeitig oder doppelt bearbeitet werden. Unternehmen sollten klare Strukturen und Verantwortlichkeiten schaffen und diese kommunizieren. Ein detaillierter Auditplan, der die Verantwortlichkeiten und Fristen definiert, stellt sicher, dass alle beteiligten Akteure wissen, welche Aufgaben zu erfüllen sind.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
Erstellen oder Aktualisieren der Dokumentation: Beginnen Sie knapp drei bis vier Wochen vor dem geplanten Audit mit der Überprüfung und Aktualisierung aller relevanten Dokumente. Implementieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem, das es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell auf die aktuellsten Dokumentversionen zuzugreifen.
Kommunikationsstrategie entwickeln: Planen Sie über die nächsten zwei Wochen Meetings ein, um die wesentlichen Punkte der bevorstehenden Prüfung und deren Bedeutung für die einzelnen Abteilungen zu erläutern. Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung weiss, welche Informationen und Dokumente benötigt werden und wer die jeweiligen Ansprechpartner sind.
Rollen und Aufgaben definieren: Entwickeln Sie in der dritten Woche einen detaillierten Auditplan, der Aufgaben und Rollen klar zuteilt. Teilen Sie diesen Plan mit allen beteiligten Mitarbeitern und gewährleisten Sie, dass jeder seine spezifischen Aufgaben kennt. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, um den Fortschritt der Vorbereitungen zu verfolgen.
Diese vorbereitenden Massnahmen sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen optimal auf das bevorstehende Audit abgestimmt ist, wodurch unnötige Verzögerungen und Komplikationen vermieden werden. Langfristig profitieren Sie von effizienteren Prozessen und einer gesteigerten Audit-Sicherheit.