Auditvorbereitung — Dokumentation & Schulung optimieren — Überblick

Kernaussage: Eine gründliche Vorbereitung auf ein Audit ist entscheidend für den Erfolg und die Erfüllung von Governance- und Compliance-Anforderungen. Typische Fehler lassen sich durch rechtzeitige Planung und strukturierte Vorgehensweise vermeiden.

Fehler 1: Unzureichende Dokumentation

Ein häufiges Problem, auf das Prüfer stossen, ist eine unvollständige oder schlecht organisierte Dokumentation. Dies kann zu Verzögerungen und Unsicherheiten während der Prüfung führen. Eine wirksame Korrektur besteht darin, dass alle relevanten Dokumente, wie Richtlinien, Verfahren und Berichte, systematisch gesammelt, überprüft und aktualisiert werden. Ein zentrales Ablagesystem bietet hier eine wertvolle Unterstützung, um schnell auf die erforderlichen Informationen zugreifen zu können.

Fehler 2: Fehlende Mitarbeiter-Schulung

Ein weiterer typischer Fehler ist die Vernachlässigung der Schulung von Mitarbeitenden in Bezug auf Audit- und Compliance-Verfahren. Wenn die Belegschaft nicht über die neuesten Prozesse und Richtlinien informiert ist, können während des Audits Unklarheiten auftreten. Zur Behebung dieses Mangels sollten regelmässige Schulungen und Workshops durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die erforderlichen Kenntnisse verfügen und wissen, was von ihnen erwartet wird.

Fehler 3: Unklare Verantwortlichkeiten

Häufig sind während eines Audits die Rollen und Verantwortlichkeiten nicht klar zugewiesen. Dies führt zu Verwirrung und möglichen Schwächen im Audit-Prozess. Die Lösung liegt in der klaren Benennung und Kommunikation aller Aufgaben und Zuständigkeiten. Dies umfasst insbesondere die Zuordnung eines Audit-Koordinators, der als Hauptansprechpartner fungiert und alle Abläufe koordiniert.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage zur Auditvorbereitung:

Dokumentenmanagement (Tag 1-7):

Beginnen Sie mit der Überprüfung aller relevanten Dokumente. Stellen Sie sicher, dass diese auf dem neuesten Stand sind und alle Audit-Anforderungen erfüllen.

Führen Sie eine Checkliste ein, um den Status und die Vollständigkeit der Dokumente zu überwachen.

Mitarbeiterschulung (Tag 8-15):

Organisieren Sie Schulungssitzungen oder Workshops zur Auffrischung der Audit- und Compliance-Anforderungen.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Schulungsmaterialien haben und ermutigen Sie, Fragen zu stellen.

Verantwortlichkeiten festlegen (Tag 16-20):

Definieren Sie klar alle Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Audit-Teams.

Nennen Sie einen Audit-Koordinator und kommunizieren Sie diese Rolle deutlich innerhalb der Organisation.

Audit-Simulation (Tag 21-25):

Führen Sie eine interne Simulation des Audits durch, um Schwachstellen zu identifizieren.

Nutzen Sie die Ergebnisse, um gezielte Verbesserungen vor dem eigentlichen Audit zu implementieren.

Nachbereitung und Anpassungen (Tag 26-30):

Überprüfen Sie die Effektivität der vorgenommenen Anpassungen.

Stellen Sie letzte Änderungen sicher und bereiten Sie ein abschliessendes Briefing für das gesamte Team vor.
Durch das Befolgen dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation auf das bevorstehende Audit gut vorbereitet ist und mögliche Stolperfallen vermieden werden.