Prozesse mit grossem RPA-Potenzial erkennen — Automatisierung & RPA

Robotic Process Automation (RPA) kann die Effizienz in KMU erheblich steigern, doch der Erfolg hängt stark von der richtigen Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ab. Nicht jeder Prozess eignet sich für RPA, daher ist eine fundierte Analyse entscheidend.

Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial identifizieren

Typische Prozesse, die sich für RPA eignen, zeichnen sich durch hohe Volumen und wiederholbare, regelbasierte Abläufe aus. In einem KMU könnte das beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen sein. Diese Aufgaben sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig, was RPA besonders nützlich macht.

Klare Kriterien für die Auswahl festlegen

Definieren Sie spezifische Kriterien, um potenzielle Prozesse zu bewerten. Diese Kriterien können Komplexität, Standardisierung und Datenstruktur umfassen. Ein klarer, strukturierter Prozess wie das Erstellen von monatlichen Berichten eignet sich tendenziell besser als kreative Aufgaben. In der Praxis hat sich auch die Betrachtung der Stabilität des Prozesses als sinnvoll erwiesen, um den Automatisierungsaufwand zu senken.

Typische Fehler und ihre Korrekturen

Ein häufiger Fehler ist die Wahl eines zu komplexen oder instabilen Prozesses. Dies führt oft zu einem Scheitern des Automatisierungsprojekts. Beginnen Sie mit einfachen Prozessen, um erste Erfolge zu erzielen und Erfahrungen zu sammeln. Ein weiterer Fehler besteht darin, Prozesse zu automatisieren, die selten ausgeführt werden oder wenig Zeit sparen. Achten Sie darauf, dass der Prozess tatsächlich relevante Einsparungen ermöglicht. Auch das Ignorieren der vorhandenen technischen Infrastruktur kann problematisch sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme RPA unterstützen oder vor der Implementierung entsprechend angepasst werden können.

Mitarbeiter einbeziehen und schulen

Ein oft übersehener Aspekt ist die Einbindung der Mitarbeitenden. Schulen Sie diese im Umgang mit der neuen Technologie und erklären Sie, wie RPA ihre Arbeit erleichtern kann. Mitarbeitende, die den Prozess kennen, können zudem wertvolle Inputs zur Optimierung der Automatisierung liefern.

14-Tage-Handlungsanleitung zur Auswahl von RPA-Prozessen

Tag 1-2: Bilden Sie ein Team aus Schlüsselmitarbeitenden, das den Auswahlprozess leitet.

Tag 3-5: Führen Sie Workshops durch, um potenzielle Prozesse zu identifizieren.

Tag 6-8: Entwickeln Sie eine Liste von Auswahlkriterien basierend auf den im Workshop gesammelten Informationen.

Tag 9-11: Bewerten und priorisieren Sie die identifizierten Prozesse nach den festgelegten Kriterien.

Tag 12-13: Erstellen Sie eine Roadmap für die Automatisierung der ausgewählten Prozesse.

Tag 14: Planen Sie eine Follow-up-Sitzung zur Überprüfung der ersten Automatisierungsprojekte und zur Anpassung der Strategie bei Bedarf.

Durch die richtige Auswahl und Implementierung von RPA können KMU ihre Effizienz erheblich steigern und wertvolle Ressourcen freisetzen. Eine sorgfältige Analyse und Planung ist dabei entscheidend für den Erfolg.