Optimierung durch Ist-/Soll-Analyse — Praxis

Eine Ist-/Soll-Analyse ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, denn sie deckt Differenzen zwischen der aktuellen und der angestrebten Situation auf und liefert die Grundlage für Verbesserungsmassnahmen.

Grundlagen der Ist-/Soll-Analyse

Die Ist-/Soll-Analyse besteht aus zwei zentralen Elementen: der Erfassung des Ist-Zustands und der Definition des Soll-Zustands. Für KMU ist es essenziell, realistische und messbare Soll-Ziele zu setzen. Beispielsweise kann ein Detailhändler den Soll-Zustand definieren, indem er eine Umsatzsteigerung von 15 Prozent innerhalb eines Jahres anstrebt. Gleichzeitig untersucht er den Ist-Zustand durch Vertriebszahlen und Kundenfeedback, um Abweichungen festzustellen.

Häufige Fehler bei der Ist-Aufnahme

Ein typischer Fehler in der Ist-Aufnahme ist die unvollständige Datensammlung. Oft wird bei KMU nur auf leicht verfügbare Daten zurückgegriffen, anstatt eine umfassende Bestandsaufnahme durchzuführen. Eine Korrektur besteht darin, standardisierte Verfahren zur Datenerhebung einzuführen, wie beispielsweise strukturierte Interviews und Umfragen. Diese fördern eine ganzheitliche Sicht auf den Betriebszustand.

Fehler bei der Soll-Definition

Ein weiteres Problem tritt bei der Formulierung der Soll-Ziele auf. Häufig werden diese zu vage oder ambitioniert formuliert, was die Umsetzung erschwert. Besser ist es, spezifische und erreichbare Ziele zu setzen und diese klar zu dokumentieren. Hierbei hilft die Nutzung von SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitlich festgelegt) als bewährte Methode, um die Zieldefinition zu strukturieren.

Praxisbeispiel: Produktionsunternehmen

Ein Produktionsunternehmen könnte zum Beispiel den Ist-Zustand analysieren, indem es den aktuellen Ausschuss im Fertigungsprozess bewertet. Der Soll-Zustand könnte eine Reduktion des Ausschuss um 5 Prozent binnen 6 Monaten sein. Durch das Vergleichen des Ist-Zustandes mit dem Soll-Zustand werden Anlagen optimiert und Prozessanpassungen gezielt durchgeführt.

14-Tage-Handlungsanleitung

Tag 1-2: Bilden Sie ein kleines, aber diverses Team, das die Ist-/Soll-Analyse durchführt.

Tag 3-5: Sammeln Sie umfassend Daten zum Ist-Zustand, unter Einbeziehung qualitativer und quantitativer Methoden.

Tag 6-8: Evaluieren Sie die Daten und identifizieren Sie Hauptproblemstellen.

Tag 9-10: Erarbeiten Sie klar definierte, messbare Soll-Ziele unter Verwendung der SMART-Methode.

Tag 11-12: Entwickeln Sie Massnahmen, die konkret auf die Diskrepanzen zwischen Ist- und Soll-Zustand eingehen.

Tag 13: Kommunizieren Sie die Ziele und Massnahmen klar an alle Mitarbeiter, um eine einheitliche Ausrichtung zu gewährleisten.

Tag 14: Starten Sie die Umsetzung und erstellen Sie ein Monitoring-System, um die Fortschritte zu verfolgen.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet eine strukturierte Herangehensweise, um den Prozess der Ist-/Soll-Analyse effzient zu gestalten und die Unternehmensziele zu erreichen.