Kennzahlen als Schlüssel zur Prozessoptimierung — Prozessoptimierung

Kennzahlen in der Praxis sinnvoll nutzen

Kennzahlen dienen als zentrale Elemente für die Optimierung von Prozessen in KMU. Durch gezielte Analyse und Verwendung dieser Daten lässt sich die Effizienz der betrieblichen Abläufe erheblich steigern.

Relevante Kennzahlen ermitteln

Der erste Schritt besteht darin, die relevanten Kennzahlen für Ihr Unternehmen festzulegen. In einem KMU könnten dies beispielsweise die Fertigungskosten pro Stück oder die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Kundenanfrage sein. Die Auswahl sollte sich auf Kennzahlen konzentrieren, die direkt mit den Kernprozessen und den strategischen Zielen Ihres Unternehmens verknüpft sind. Wird beispielsweise ein produzierendes Unternehmen betrachtet, könnten Produktionsausstoss und Qualitätskontrolle im Fokus stehen. Eine zu breite Vielfalt an Kennzahlen kann die Übersichtlichkeit erschweren. Selektieren Sie präzise und fokussiert.

Daten regelmässig aktualisieren und bereitstellen

Eine häufige Falle ist das Erfassen von Daten, die nicht kontinuierlich aktualisiert werden. Dies kann dazu führen, dass Entscheidungen auf veralteter oder ungenauer Basis getroffen werden. Sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Kennzahlen regelmässig und automatisiert aktualisiert werden. Nutzen Sie hierfür Softwarelösungen, die ihre Daten in Echtzeit oder zumindest in regelmässigen, kurzen Intervallen aktualisieren.

Ergebnisse klar kommunizieren

Die gesammelten Daten und deren Interpretation müssen für die Mitarbeitenden verständlich und transparent dargestellt werden. Häufig wird in KMU der Fehler gemacht, dass die Ergebnisse in komplizierten Berichten verborgen bleiben. Setzen Sie auf klare Visualisierungen, wie Diagramme oder Dashboards, die die wichtigsten Zahlen und Entwicklungen sofort ersichtlich machen. Ein anschauliches Beispiel kann ein monatlicher Report sein, der die Abweichung der aktuellen Zahlen von den gewünschten Zielwerten grafisch darstellt.

Typische Fehler und Korrekturen

Ein typischer Fehler liegt im Ignorieren der Prozesskennzahlen auf operativer Ebene. Oftmals werden strategische Entscheidungen nicht mit den operativen Prozesskennzahlen abgestimmt. Die Lösung besteht darin, eine klare Verbindung zwischen langfristigen Zielen und operativen Kennzahlen zu schaffen, durch regelmässige Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Indikatoren.

Ein weiterer Fehler ist das Übersehen der Einflussfaktoren auf die Kennzahlen. Beispielsweise kann ein Umsatzrückgang nicht allein durch die Verkaufszahlen erklärt werden, sondern könnte auch mit Lieferengpässen in der Produktion zusammenhängen. Hier ist eine umfassendere Analyse gefragt, die verschiedene Kennzahlen miteinander in Beziehung setzt, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Identifikation (Tag 1–5): Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch. Identifizieren Sie die wichtigsten Geschäftsprozesse und die dazugehörigen relevanten Kennzahlen.

Datenerfassung (Tag 6–10): Richten Sie ein System zur kontinuierlichen Datenerfassung und -aktualisierung ein. Automatisieren Sie die Erfassung, wo möglich, um manuelle Fehler zu minimieren.

Analyse (Tag 11–15): Analysieren Sie die erfassten Daten und suchen Sie nach Mustern oder Abweichungen. Verwenden Sie Visualisierungstools, um die Ergebnisse klar darzustellen.

Kommunikation (Tag 16–20): Teilen Sie die Ergebnisse mit Ihren Mitarbeitenden. Erstellen Sie verständliche Berichte und nutzen Sie Besprechungen, um die wichtigen Erkenntnisse zu diskutieren.

Anpassung (Tag 21–25): Kontrollieren Sie die vorhandenen Prozesse und passen Sie notwendige Abläufe an. Setzen Sie Optimierungsmassnahmen basierend auf Ihrer Analyse um.

Überprüfung (Tag 26–30): Überprüfen Sie die Wirksamkeit der umgesetzten Massnahmen und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an, um die kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen.