Geeignete Prozesse für erfolgreiche RPA-Anwendungen — Überblick

Prozesse optimal für RPA auswählen

Robotic Process Automation (RPA) kann bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) erhebliche Effizienzsteigerungen bewirken, wenn die richtigen Prozesse automatisiert werden. Die korrekte Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ist entscheidend, um das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen.

Prozessidentifikation und Bewertung

Beginnen Sie mit der Identifikation von repetitiven, regelbasierten Abläufen in Ihrem Unternehmen. Prozesse, die von einem hohen Volumen gleichartiger Transaktionen gekennzeichnet sind, eignen sich besonders gut für RPA. Ein typisches Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung, wo dieselben Daten immer wieder eingegeben und geprüft werden müssen. Nicht geeignet sind dagegen Tätigkeiten, die ein hohes Mass an menschlicher Entscheidung erfordern oder häufige Abweichungen in den Prozessschritten aufweisen.

Wirtschaftlichkeit analysieren

Die Wirtschaftlichkeit eines RPA-Projekts sollte sorgfältig kalkuliert werden. Betrachten Sie dabei die zu erwartenden Einsparungen durch die Automatisierung im Verhältnis zu den Implementierungskosten. In der Praxis erweisen sich Prozesse, die viel Arbeitszeit binden und hohe Fehlerquoten verursachen, oft als wirtschaftlich lohnend für die Automatisierung. Die Automatisierung der Lohnabrechnung kann beispielsweise Fehler reduzieren und administrative Ressourcen freisetzen.

Fehler bei der Prozessauswahl

Ein häufiger Fehler besteht darin, zu viele Prozesse gleichzeitig automatisieren zu wollen. Dies kann das RPA-Projekt überfordern und das Risiko von Misserfolgen erhöhen. Beginnen Sie stattdessen mit einem Pilotprozess, um die Technologie und deren Auswirkungen im Unternehmen zu testen. Ebenso problematisch ist die Auswahl von zu komplexen Prozessen. Fokussieren Sie zunächst auf jene, die gut dokumentiert und stabil sind. Schliesslich wird oft übersehen, dass manuelle Eingriffe die Erfolgsaussichten eines RPA-Projekts mindern können. Stellen Sie sicher, dass die Prozesse vollständig digitalisiert sind, bevor Sie RPA einführen.

Beispiele aus dem KMU-Alltag

Ein KMU könnte die Stammdatenpflege in ihrer Kundenmanagement-Datenbank automatisieren. Täglich anfallende Routinearbeiten wie das Aktualisieren von Kundendaten beanspruchen wertvolle Zeit, die durch RPA effizienter genutzt werden kann. Ein weiteres Beispiel ist die Lagerbestandspflege, bei der RPA Systeme überprüfen, aktualisieren und Berichte erstellen kann.

Detaillierter Handlungsplan für 14–30 Tage

Tag 1–3: Prozessanalyse starten

Führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme Ihrer Unternehmensprozesse durch. Dokumentieren Sie Abläufe, Volumen und Aufgabentypen.

Tag 4–6: Priorisierung vornehmen

Basierend auf Ihrer Analyse, priorisieren Sie die Prozesse nach Automatisierungspotenzial und Machbarkeit.

Tag 7–10: Pilotprozess auswählen

Wählen Sie einen gut dokumentierten, weniger komplexen Prozess, der repräsentativ für Ihren Arbeitsalltag ist.

Tag 11–15: Machbarkeitsstudie durchführen

Prüfen Sie die technische und wirtschaftliche Machbarkeit der Automatisierung des ausgewählten Prozesses.

Tag 16–20: Pilotprojekt einrichten

Implementieren Sie die ersten Schritte der RPA-Lösung im kleinen Umfang und testen Sie die Auswirkungen.

Tag 21–25: Feedback sammeln und optimieren

Sammeln Sie Rückmeldungen von den Nutzern des automatisierten Prozesses. Identifizieren Sie Optimierungspotenziale.

Tag 26–30: Bewerten und weiter ausbauen

Bewerten Sie den Erfolg des Pilotprojekts und treffen Sie Entscheidungen über den weiteren Ausbau der RPA-Lösungen im Unternehmen. Verfeinern Sie den Ansatz basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen.

Die sorgfältige Auswahl und Implementierung von RPA-Prozessen kann KMU helfen, zeitintensive und fehleranfällige Arbeiten deutlich zu reduzieren, sodass sich die Mitarbeitenden auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.