Datenschutzrichtlinien im Unternehmensalltag umsetzen — Überblick

Die Einhaltung der Datenschutzgesetze im Unternehmensalltag

Ein zentrales Anliegen für KMU in der DACH-Region ist der DSG- und DSGVO-konforme Betrieb. Damit werden nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern gewonnen. Datenschutzkonformität schützt vor hohen Bussgeldern und verbessert die Unternehmensreputation.

Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Ein häufiger Fehler ist das unzureichende Bewusstsein der Mitarbeitenden für die Datenschutzrichtlinien. Viele KMU unterschätzen, wie wichtig Schulungen sind. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen entdeckte, dass seine Mitarbeitenden Kundendaten unverschlüsselt per E-Mail verschickten, ein klarer Verstoss gegen die DSGVO. Abhilfe schafft eine regelmässige Schulung, bei der die Mitarbeitenden über aktuelle Datenschutzanforderungen informiert werden und lernen, wie sie sensible Daten korrekt handhaben.

Datenspeicherung und -zugriff

Ein weiteres Problem ist die mangelnde Kontrolle über die Datenspeicherung und den Datenzugriff. Oft speichern KMU personenbezogene Daten auf ungesicherten Servern oder gewähren zu vielen Mitarbeitenden Zugriff. Dies erhöht das Risiko eines Datenmissbrauchs. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen sicherstellen, dass sensible Daten ausschliesslich auf gesicherten Servern gespeichert werden. Zudem ist es wichtig, den Zugriff auf diejenigen Mitarbeitenden zu beschränken, die diesen wirklich benötigen. Ein Beispiel: In einem Kleinunternehmen hatte jeder Mitarbeitende Zugriff auf alle Kundeninformationen. Dies liess sich durch die Einführung von Zugriffsrechten schnell verbessern.

Dokumentation der Prozesse

Ein oft übersehener Aspekt ist die lückenhafte Dokumentation der Bearbeitung personenbezogener Daten. Die DSGVO verlangt genaues Protokollieren, wie und warum Daten verarbeitet werden. Viele KMU scheitern daran, weil sie keine klaren Prozesse definiert haben. Ein Praxisbeispiel zeigt, dass ein Unternehmen angefragt wurde, die Löschung von Kundendaten nachzuweisen, dies jedoch nicht konnte, da kein dokumentierter Prozess existierte. Die Lösung besteht darin, ein Datenschutzhandbuch zu erstellen, das alle Prozesse der Datenverarbeitung systematisch dokumentiert.

Verarbeitung durch Drittanbieter

Verarbeiten Drittanbieter Kundendaten, muss das Unternehmen sicherstellen, dass auch diese DSGVO-konform handeln. Ein weit verbreitetes Versäumnis ist das Fehlen von Auftragsverarbeitungsverträgen. Diese Verträge stellen sicher, dass der Dienstleister die Daten gemäss den gesetzlichen Vorgaben schützt. Ohne diese Verträge läuft man Gefahr, bei Datenschutzverletzungen haftbar gemacht zu werden. Ein KMU kann dies vermeiden, indem es vor der Zusammenarbeit den rechtlichen Status und die Sicherheitsstandards der Drittanbieter prüft.

14-Tage-Plan zur Verbesserung der Datenschutzkonformität

Tag 1-3: Analysieren Sie Ihre aktuellen Datenschutzpraktiken und identifizieren Sie Schwachstellen.

Tag 4-6: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden zum Thema Datenschutz und Richtlinienverständnis.

Tag 7-9: Überprüfen und aktualisieren Sie die Sicherheitsmassnahmen für die Datenspeicherung und den Datenzugriff.

Tag 10-12: Erstellen oder überarbeiten Sie Ihre Datenschutzdokumentation, einschliesslich eines Datenschutzhandbuchs.

Tag 13-14: Prüfen Sie bestehende Verträge mit Drittanbietern und setzen Sie bei Bedarf Auftragsverarbeitungsverträge auf.

Durch diese Schritte sichern sich KMU nicht nur vor rechtlichen Sanktionen, sondern stärken auch ihre Wettbewerbsposition durch verantwortungsvollen Umgang mit Daten.