Archivierung als Fundament für rechtliche Sicherheit — Überblick

Archivierung von Dokumenten als Schlüssel zur Rechtssicherheit

Viele KMU unterschätzen die Bedeutung eines gut organisierten Archivierungs- und Nachweissystems für ihre täglichen Geschäftsabläufe. Eine strukturierte Archivierung schützt vor rechtlichen Risiken und erleichtert den Zugang zu erforderlichen Informationen. Effektive Archivierungssysteme ermöglichen es Unternehmen, Dokumente sicher und effizient zu verwalten, dabei langfristig auf gesetzliche Anforderungen vorbereitet zu sein.

Relevanz der Dokumentenarchivierung

Für KMU ist es essenziell, Dokumente gemäss gesetzlicher Anforderungen zu archivieren. Besonders wichtig ist dabei die Sicherstellung der Revisionssicherheit und Nachweisbarkeit. So schreibt das Obligationenrecht in der Schweiz die Aufbewahrung bestimmter Geschäftsunterlagen für mindestens zehn Jahre vor. Ein versäumtes oder lückenhaftes System kann zu rechtlichen Problemen und finanziellen Verlusten führen.

Typische Fehler bei der Archivierung

Ein häufiger Fehler in der Dokumentenverwaltung in KMU ist der ungenügende Schutz vor Verlust und Zugriff durch Unbefugte. Ein effektives Backup-System sowie Zugriffsrechtevergabe sind essenziell. Auch die fehlende Standardisierung der Ablageformate kann Organisationsprobleme verursachen. Eine einheitliche Struktur beim Speichern von Dateien fördert die Auffindbarkeit. Der dritte Fehler ist die ungenügende Kontrolle über gelöschte Dokumente. Permanente, nicht nachvollziehbare Löschaktionen gefährden die Nachweisfähigkeit.

Effizientes Dokumentenmanagement durch klare Prozesse

Klare Prozesse helfen, die Dokumentenarchivierung organisatorisch zu verankern. Hierbei stehen die Auswahl des richtigen Archivierungssystems und die Definition von Verantwortlichkeiten im Vordergrund. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem, das eine automatisierte Versionierung und eine fortlaufende Sicherung unterstützt, kann den gesamten Workflow deutlich verbessern.

Praxisbeispiel für KMU

Ein mittleres Bauunternehmen könnte beispielsweise mit einem digitalen Archivierungstool arbeiten. Projektbezogene Dokumente wie Pläne, Verträge und Genehmigungen werden dabei zentral gespeichert und mit Metadaten versehen. Auf diese Weise stellt das Unternehmen sicher, dass relevante Dokumente jederzeit und nachvollziehbar abrufbar sind.

Handlungsanleitung für die nächsten 30 Tage

Bestandsaufnahme durchführen: Innerhalb der ersten Woche eine vollständige Inventur bestehender Dokumente sowie deren aktuelle Lagerung und Sicherung umsetzen.

Bedarfsanalyse erstellen: Ermitteln, welche archivierungsrelevanten Dokumente oft benötigt werden und welche Sicherheitsstandards erforderlich sind.

Lösungen evaluieren: Geeignete Softwarelösungen für die digitale Verwaltung vergleichen und Budgetrahmen festlegen.

Implementierung planen: Einen klaren Plan für die Einführung eines geeigneten Systems entwerfen, der Schulungen für Mitarbeitende einschliesst.

Pilotphase starten: In der dritten Woche ein Pilotprojekt mit einer kleinen Benutzergruppe, um Rückmeldungen zu Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu sammeln.

Feinkorrektur vornehmen: Identifizierte Schwächen korrigieren und den Prozess anpassen.

Rollout vorbereiten: Innerhalb der vierten Woche systemweite Einführungen planen und Vollzugriff gewähren.

Ein fundiertes Archivierungssystem steigert nicht nur die Effizienz, sondern schützt KMU vor rechtlichen Risiken, indem es Transparenz und Nachvollziehbarkeit schafft.